浅析公共事务部在医院的职能和工作特点

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曾多 【摘

要】

在医院设立公共事务部，是否能名符其实？其部门的定位及目标？本文就相关问题进行讨论。结论：只有实实在在地掌握公共事务管理基本环节和四大基本职能，医院的公共事务部，能达到以最少的人力、财力、物力的消耗，实现更多更好地实施为临床医疗服务的目标。 【关键词】公共事务 职能 【正

文】

同仁医院经开区院区(南院)成立之初，设立公共事务部，至今已运行一年。一年来，这一全新的部门在南院的日常工作中起着重要的作用，提供有关涉及全体成员公共利益的服务和其相关活动。现就其部门特性及工作特点进行讨论。

公共事务的定义内容较宽泛，但基本概念是指提供有关涉及全体社会成员公共利益的公共产品与公共服务的相关活动。公益性是公共事务的本质属性，多样性与层次性是公共事务的表现形式。公共事务管理是一个由问题确立、解决方案的提出到决策实施和效果评估这样一个基本过程，同样它要具备决策、计划、沟通、协调等基本环节。也有人把公共事务管理界定为政治管理、资源管理与方案管理，它更倾向于从效率、有效性和服务质量等方面来关注结果；因此计划、组织、协调和控制是公共事务管理的四大基本职能。

在医院内的公共事务应理解为提供有关涉及全体医院成员公共利益的公共产品与公共服务的相关活动。

建设健全全新的部门

在新院的编制中公共事务部是一个明显有别西院的部门。其功能涵盖西院的党办、院办、工会、总务、采购、信息管理、安全保卫、设备管理和维修、食堂管理、交通保障及新增的物业管理。很明显该部门是提供有关涉及全体医院成员公共利益的公共产品与公共服务的相关活动。其最终目的是保持全院的正常运转，目标直接为临床医疗服务。

医院的工作中心是医疗，中心工作者是一线的医务人员。因此医务人员是医院医疗工作中最重要和最基本的要素。南院的整体发展对于公共事务部门的要求是:1. 医务人员受到充分的尊重和保护，使其能聚精会神、一心一意地工作，各尽其能、各得其所而又和谐相处，在以人为本的环境里得到全面发展。2. 提供良好的工作环境和场所：主要包括直接用于医疗服务的物资（药品制剂、医疗器械设备、人流物流信息流传递系统、救护交通工具等）、物质环境（门诊部、病房室内外环境及服务保障设施等）和人文环境，也包括医院辅助部门（如洗涤车间、营养室、消毒供应室等）的物资设备。保证医疗工作的正常进行。3．保证医疗设备配置合理性、运行的可靠程度及设备资源优化配置程度，以使使用效益发挥到最大，保证医院持续的发展水平。

针对以上任务，为保证医院功能的正常进行，公共事务部在开院前就着手健全组织结构。针对工作性质和特点成立信息中心，设备管理中心，物业监理小组，物资库房。并明确责任人，制定详细管理制度，合理的流程；做到事事有人管，责任有人负。在实际工作中放手使用部门相关人员，培养其成为合格的管理者，并在合适的时机予以聘任。以最少的人力、财力、物力的消耗，更多更好地实施为临床医疗服务的目标。

提升服务理念，提高服务能力

公务部办公室的七位人员中，很多人员都没有医院工作经历。为使他们尽快熟悉医院的工作性质，部门领导给予明确的工作指导，到临床一线见习医务工作。要求他们在一定的时间里了解医务工作的性质和内容，写出调研报告，根据其对临床工作的认知程度，安排相应的工作范围，以达到较好较快地服务临床的目的。同时良好的服务、协调能力是新人员必须掌握的基本技能。

协调与临床科室的关系是公共事务主要协调的几种关系之一。如何协调好这一关系是我部门调研的主要课题。其涉及到全部从人到物的服务过程。针对临床特点制定了对医务人员服务的措施，如专家会诊手术接送制度、手术室用餐制度等。对科室的物资供应除常规外，还有急诊保障制度，与医政部、总值班保持密切关系，随时掌握复杂的、多科合作的、新近开展的、特服的手术开始的日期及可能持续的时间，以便保证围手术期各种系统功能保障和人员的特殊需要；随时掌握特殊病人的病情，预先检测可能使用的设备，保证功能可靠。争取走在临床的前面，提供及时可靠的服务。作到了想临床所想，急临床所急。近一年来的实践证明，公共事务部的协调能力和服务保障制度是有效的，得到了临床科室的认可。

信息管理是现代化医院管理的重要手段，同时保存着医院大量的重要资料和数据。其正常的运转，关系到医院的管理和业务活动的运行及信息安全，是我部门重点管理的科室。南院信息中心引进的是一套新的HIS系统，其开发人员与临床工作人员沟通有一定障碍，不能及时满足临床要求，一定程度上影响了临床工作，受到投诉，成为影响临床工作的瓶颈。公务部立即调整加强对信息系统开发部门的技术监督力度，同时深入各科室了解问题所在，编辑成册，对信息系统开发部门提出明确整改要求和时间表；并协调各科室与信息系统开发部门的关系，进行多层次多方面的讨论，分清各自的责任，改进其工作方式、方法及态度，化解矛盾，达到促进信息系统开发部门提升开发能力，使系统能更好的为医院服务的目的。

物资库房是提供公共产品及服务的重要窗口。其管理水平和工作能力直接影响临床工作。因此建立合理的流程，保持较高的工作效率是绩效考核的重要内容。在部门领导的直接参与下，经过一段时间的磨合，建立了一套相对合理的管理制度，以达到办公用品零库存；常用医疗物品有常备；急用和贵重消耗品需要时，供货渠道通畅的管理目标。物质进出库房有明确的计划性，建立健全物资申请领取制度，以保证物资采购医院知，库房知，科室知，财务知；便于控制成本，防止浪费；既保证临床工作，又少占用资金，同时保证物资安全。

物业管理进入医院是新的课题。如何监管物业公司，使其服务的双重性得到最大发挥，使医院得到最大效益，是公务部的新任务，是对公共事务管理的计划、组织、协调和控制的能力的考核。有MBA教育背景的部门领导，在与物业公司的交流及制定监管措施上充分展现出管理相关机构的能力。首先组织全部人员认真解读合同文件，针对医院后勤管理特点完善合同监管条例，落实监管物业公司队伍的定位、定权、定责，使物业公司的业务真正按合同执行。经近一年来的实践，通过逐渐完善管理计划，认真组织合同监管条例的实施，协调医院和物业间的各种关系，控制医院投资成本及物业服务质量，较好的完成支持、保障和服务任务，为医院引进物业管理积累了一定的经验。

创造以人为本的氛围

众所周知，一个让职工感到自豪的单位和团体不单只是拥有稳定的收入、体面的社会地位；单位集体的良性互动，生活环境的体贴入微，业余文化的丰富多彩，良好的工作、生活氛围，让职工感到关怀能得到彼此的尊重，对工作产生的向心力，以及对人的素质的塑造是很重要的。这也是企业文化的重要组成部分。协调职工关系是公共事务主要协调的几种关系之一。医院内部职工关系是医院公共关系的出发点和基础，医院的所有举措都必须得到他们的理解、支持与积极的执行才能实现。良好的医院形象是靠医院全体职工同心同德，携手并肩取得的。

建立上下沟通渠道

公共事务部管理的南院公共信息网对职工开放。各级、各部门人员每时都可以了解来自各个层面的信息。成为科室间、管理层与职工间交流讨论的一个互动平台。职工的意见、建议、表扬、批评，都很快的传递到上面，为管理层改进工作提供依据。同时给予职工更多地参与医院管理的机会，使广大职工更加关心医院建设。公务部定期将其中好的建议综合，转交相关部门及上级领导供决策时参考。 临床科主任与行政部门交流例会

公共事务部以文件形式确定的该例会，自开院以来每月一次由公务部召开。目的是了解各科室需解决的实际问题，了解科室间需要协调解决的问题，了解科室对管理层的意见和要求，传达医院方针政策，了解各项下达的计划落实执行情况，提供各科室与管理层面对面的交流机会，对医院的管理提出明确的建议和意见。对提高南区的管理水平很有帮助。

真正关心保障职工的利益

开业之初，交通和就餐是影响职工工作热情的两大瓶颈。公共事务部针对当时的特殊情况，有计划的增加班车车次，选用空调车，调整班车站点，使得大多数职工准时乘坐班车上班。根据职工人数的变化，调整车辆的大小，尽量保证每位职工都有座位；根据季节变化调整下班班车时间，以保证职工尽早回家。积极调整餐饮公司，引进竞争机制，改善伙食质量，增加品种，尽一切可能满足职工要求。

工会关心每位职工，保障职工福利及时到位；提供职工运动场所及器材，组织各种文娱活动，定期举办职工间的联谊活动，提供增进情感，互相交流的平台。使大多职工感到南院人文关怀和不同的文化氛围建设。

总之，在运行一年后，我们深刻体会到公共事务部管理范围广，责任重大。同时体会到公共事务部管理能力的提高，能够达到以最少的人力、财力、物力的消耗，实现更多更好地实施为临床医疗服务的目标。

目前正在总结经验，逐步将其建设成管理体制健全、各级分工更明确、职责权力更具体，重视管理人员的培养和提高，有明确的目标，注重质量管理的科学性，可行性，注重工作效率和同各部门紧密联系的机构。医院内部系统的运行是一定规范（各种规章制度和法）下的流通，系人员流、信息流、物流、财流和时间流等耦合而成的合力运行，也即在医院这个复杂的大系统中，各分系统、子系统之间的作用和相互关系，它们之间流通得越快、越顺利，医院的任务就完成得越好，医患关系就越来越融洽，医院系统的整体性功能发挥得越高越有效。而在这一大系统中公共事务部是枢纽系统、执行系统、保障系统、监管系统。只有这个系统真正完成了自我完善，才能很好的为医院服务，为职工服务，为病人服务。为达成这一目的，我们还要继续努力，通过不断的学习、实践，达到素质的提高，协同各科室更好的完成医院交给的任务。